振替受付・管理マニュアル

1. 申請タブ → 振替タブで一覧を確認

   管理システムのサイドバーから「申請」タブを開き、上部の「振替」タブをクリックします。ステータスが「申請中」の案件が表示されます。
2. 申請行をクリックして詳細を開く

   一覧の行をクリックすると詳細モーダルが開きます。会員名・受付日・申請内容が表示されます。
3. 申請内容を確認する

   以下の4項目を必ず確認してください。

   • 欠席教室（どのクラスを休んだか）
   • 欠席日（いつ休んだか）
   • 振替先教室（どのクラスに参加するか）
   • 振替希望日（いつ参加するか）
4. チェックリストを完了する

   モーダル内のチェックリスト（「申請受付確認」「担当者連絡」）にチェックを入れます。両方チェックが入ると次のボタンが有効になります。
5. 「確定・メール通知へ」ボタンをクリック

   メール確認モーダルが表示されます。送信内容（宛先・件名・本文）をプレビューで確認してください。
6. メール送信の有無を選択して確定

   「メールを送信して確定」または「メール送信なしで確定」を選択します。確定後、ステータスが「確定（approved）」に変わり、一覧上のバッジが緑色に変わります。

以下の条件に該当する申請は、詳細モーダルを開いた際に自動的に警告またはエラーが表示されます。表示内容に応じて対応を判断してください。

1. 詳細モーダルの「却下」ボタンをクリック

   却下理由の入力フォームが表示されます。
2. 却下理由を入力（任意）

   理由を記入するとメール本文に自動で差し込まれます。未入力でも処理は可能ですが、会員への説明として入力を推奨します。
3. メール通知を選択して確定

   「メールを送信して却下」または「メール送信なしで却下」を選択します。確定後、ステータスが「却下（rejected）」に変わります。

振替タブの一覧上部にフィルターパネルがあります。複数条件を組み合わせて絞り込みができます。

• group 定員は自動チェックされません。振替先教室の定員超過はシステムで自動判定しないため、確定前に必ず担当コーチに空き状況を確認してください。
• calendar_month 月をまたぐ振替は原則認めません。欠席日から30日以内という期限ルールにより、翌月をまたぐ大半の振替は自動的にエラーとなります。例外が必要な場合は管理者に相談してください。
• mail_outline メール通知の送受信を確認してください。確定・却下後に会員からメールが届いていない旨の連絡があった場合は、スパムフォルダの確認を案内してください。
• history 操作履歴はシステムに記録されます。確定・却下の操作は「操作ログ」として記録されます。誤って操作した場合は管理者に連絡してください。
• settings 対象外教室の設定は教室マスタで管理されます。振替元・振替先として使用できない教室の追加・変更は管理者が教室マスタで行います。スタッフ側での変更はできません。