スタッフ向けマニュアル

会員管理 操作マニュアル

体験・入会・退会・休会・復会の申請受付から承認までの手順

menu_book目次
  1. 体験申込の受付〜承認フロー
  2. 入会申請の承認フロー(2段階)
  3. 退会・休会・復会の処理手順
  4. 共通機能
  5. よくある質問
1
体験申込の受付〜承認フロー
swap_horizステータスの流れ
未対応 (pending) → 受付済み (reviewed) → 体験済み (approved) → 入会済み (enrolled) または 入会辞退 (not_joined)
体験そのものが無くなった場合 キャンセル (rejected) (いずれのステータスからも移行可)
注意: 教室名がシステムのマスターデータと一致しない場合は警告が表示されます。申請者が自由入力した教室名が正式名称と異なる場合は、担当教室を手動で確認・修正してください。
checklist操作手順
  1. 申請タブ → 体験タブを開く
    サイドバーの「申請」をクリックし、上部タブから「体験」を選択します。ステータスや教室でフィルターをかけると見やすくなります。
  2. 申込をクリックして詳細を開く
    一覧の申込行をクリックすると詳細モーダルが開きます。申込情報・希望教室・連絡先などを確認します。
  3. 申込内容・希望教室を確認する
    体験希望日・希望教室・保護者連絡先を確認し、担当者への連絡や体験日の調整を行います。フォローアップ期限を設定しておくと管理が楽になります。
  4. 「受付確認済みにする」ボタンを押す
    ステータスが 受付済み に変わります。メール送信確認モーダルが表示されるので、送信または「スキップ」を選択してください。
  5. 体験実施後「体験済みにする」ボタンを押す
    体験が完了したらステータスを 体験済み に更新します。メモ欄に体験の様子を記録しておくと後続処理に役立ちます。
  6. 入会に移行する場合「入会済みにする」を押す
    入会申請との紐付け確認が表示されます。既存の入会申請がある場合は自動で紐付けられます。ステータスが 入会済み になります。
  7. 体験したが入会しなかった場合「入会辞退にする」を押す
    ステータスが 入会辞退 になります。保護者へは何も送られません。体験数・入会率の集計には「体験した人」として入ります。後から入会した場合は「入会済みにする」で進められます。
  8. 体験日前に取りやめ・来なかった場合「キャンセルにする」を押す
    ステータスが キャンセル になります。必要に応じてメモを残してください。

fact_check各ステップのチェック項目
  • check_circle申請情報(氏名・年齢・連絡先)の確認
  • check_circle希望教室・体験希望日の確認
  • check_circle体験日の確定と担当者・指導者への連絡
  • check_circleフォローアップ期限の設定(任意)
  • check_circle体験実施後のメモ記録
ポイント: フォローアップ期限を設定しておくと、対応期限が近づいた申込が一覧で目立つように表示されます。対応漏れ防止にご活用ください。
2
入会申請の承認フロー(2段階)
swap_horizステータスの流れ
未対応 → 受付済み → 承認済み
または 却下
2段階承認について: 入会申請は「受付フェーズ(担当者)」と「承認フェーズ(事務局)」の2段階で処理します。各フェーズでチェックリストをすべて完了することで次のステータスへ進めるボタンが有効になります。
フェーズ1:受付(担当者が処理)
inbox受付フェーズの流れ
  1. 申請タブ → 入会タブを開く
    サイドバーの「申請」→「入会」タブを選択し、未対応の申請を確認します。
  2. 申請をクリックして詳細モーダルを開く
    申請情報(氏名・連絡先・希望教室・入会希望日)を確認します。体験からの紐付けがある場合は体験情報も表示されます。
  3. 受付チェックリストをすべて完了する
    下記チェック項目を順に実施し、チェックボックスを入れていきます。全項目が完了すると「受付完了」ボタンが有効になります。
  4. 「受付完了」ボタンを押す
    ステータスが 受付済み になり、事務局の承認フェーズへ移行します。必要に応じてメール通知を送信します。
  • check_circle申請情報(氏名・生年月日・連絡先)の確認
  • check_circle連絡先(電話・メール)への連絡確認
  • check_circle届出書類の受付確認
  • check_circle担当指導者への連絡
フェーズ2:承認(事務局が処理)
verified承認フェーズの流れ
  1. 受付済みの申請を開く
    受付済みになった申請を事務局担当者が確認します。体験との自動紐付け・即日入会の検出も自動で表示されます。
  2. 承認チェックリストをすべて完了する
    下記チェック項目を実施します。会員番号は自動採番されます(必要に応じて手動変更可)。
  3. 「承認」ボタンを押す
    ステータスが 承認済み になります。メール・LINE通知の送信確認が表示されます。
  • check_circle管理システムへの会員情報登録
  • check_circle担当教室への追加
  • check_circle出席簿への登録
  • check_circleスポーツ安全保険への登録

auto_awesome特別機能
link体験との自動紐付け

体験申込と入会申請の連絡先が一致する場合に自動で紐付けが行われ、体験情報を参照できます。

confirmation_number会員番号自動割り当て

承認時に次の会員番号が自動採番されます。必要に応じて手動で変更することも可能です。

flash_on即日入会の検出

入会希望日が本日以前の場合は即日入会として自動検出され、ラベルが表示されます。

notificationsメール・LINE通知

承認時にメールまたはLINE通知を送信できます。テンプレートは管理者が設定します。

3
退会・休会・復会の処理手順
swap_horiz共通ステータスフロー(退会・休会・復会 すべて同じ)
未対応 → 受付済み → 承認済み

いずれの種別も受付→承認の2ステップで処理します。申請タブ内で種別ごとにタブが分かれています。

操作の基本: 申請一覧の行をクリック → 詳細モーダルが開く → チェックリストを完了 → ステータス変更ボタンを押す、の流れは入会申請と同じです。
table_chart種別ごとの承認チェックリスト
確認・作業項目 退会 休会 復会
会員ステータスの変更 check_circle check_circle check_circle
担当教室からの解除 check_circle remove_circle_outline remove_circle_outline
担当教室への追加 remove_circle_outline remove_circle_outline check_circle
出席簿からの解除 check_circle check_circle remove_circle_outline
出席簿への登録 remove_circle_outline remove_circle_outline check_circle
スポーツ安全保険の解除 check_circle check_circle remove_circle_outline
スポーツ安全保険への登録 remove_circle_outline remove_circle_outline check_circle

check_circle = 必須作業 remove_circle_outline = 対象外


warning退会・休会・復会の注意点
  • warning退会・休会の際は、月途中の場合の月謝処理(日割り計算など)を別途確認してください。
  • warningスポーツ安全保険は保険会社への手続きが別途必要です。システム内のチェックは「手続き完了の記録」です。
  • warning復会の場合、休会前の教室に戻るか確認してから教室追加を行ってください。
  • warning退会後の会員データは削除されません。ステータスが変更された状態で保持されます。
4
共通機能
sticky_note_2メモ機能

各申請にメモを追加できます。入力者・日時が自動記録されるため、対応履歴の管理に使えます。複数名でのメモ共有も可能です。

emailメール・LINE通知

ステータス変更時にメールまたはLINE通知を送信できます。送信・スキップを都度選択できます。テンプレートは管理者が設定します。

person_pin担当者割り当て

各申請に担当スタッフを割り当てられます。担当者でフィルターをかけることで自分の担当案件だけを表示できます。

ruleチェックリスト進捗

各フェーズのチェックリストの完了状況がプログレスバーで表示されます。全項目完了でステータス変更ボタンが有効になります。

filter_listフィルター・検索

ステータス・教室・担当者で一覧を絞り込めます。氏名・電話番号での検索も可能です。複数条件の組み合わせにも対応しています。

history操作履歴ログ

ステータス変更・メモ追加・担当者変更などの操作は自動的にログに記録されます。誰がいつ何を行ったか追跡できます。


smart_button主なボタン一覧
ボタン 機能 注意
check受付確認済みにする 未対応 → 受付済みに変更 メール送信確認あり
verified承認 / 体験済み 受付済み → 承認済み / 体験済みに変更 チェックリスト完了が必要
how_to_reg入会済みにする 体験済み → 入会済みに変更 入会申請との紐付け確認あり
person_off入会辞退にする 体験済み → 入会辞退に変更(体験したが入会しなかった) 保護者への送信なし。「体験済みに戻す」で戻せる
cancelキャンセル / 却下 申請を却下・キャンセル状態に変更 取り消し不可(メモ推奨)
edit_noteメモを追加 申請へのメモ記録 入力者・日時が自動記録
5
よくある質問
体験申込の教室名に警告が出ている。どうすれば良い?
申請者がフォームで入力した教室名が、システムのマスターデータと完全一致しない場合に警告が表示されます。詳細モーダル内で正しい教室名を確認・選択し直してから処理を進めてください。
入会申請の「受付完了」ボタンがグレーで押せない。
受付フェーズのチェックリスト(申請情報確認・連絡先確認・届出受付・指導者連絡)がすべて完了していない状態です。各チェック項目にチェックを入れるとボタンが有効になります。
ステータスを誤って変更してしまった場合はどうする?
ステータスの巻き戻しは管理者権限が必要です。管理者に連絡して手動で修正してもらうか、メモに経緯を記録した上で正しい状態に再変更してください。操作履歴はログに残ります。
メール通知を送り忘れた。後から送ることはできる?
申請詳細モーダルから「通知を送る」ボタンで任意のタイミングで送信できます。ステータス変更時のメールとは別に、手動送信も可能です。
体験申込と入会申請を紐付けるにはどうする?
連絡先(メールアドレスまたは電話番号)が一致する場合は自動で紐付け候補が表示されます。自動紐付けが正しくない場合は、入会申請の詳細モーダル内で手動で紐付け先を選択できます。
休会中の会員が復会する場合の手順は?
復会申請を受け付け(または代理作成し)、申請タブ → 復会タブで処理します。承認チェックリスト(会員ステータス変更・教室追加・出席簿登録・スポ安登録)をすべて完了してから「承認」ボタンを押してください。
一覧に表示される申請が多くて探しにくい。
一覧上部のフィルターパネルを使って「ステータス」「教室」「担当者」で絞り込むか、検索ボックスに氏名を入力して絞り込んでください。自分が担当者に設定されている申請だけを表示することもできます。